Сотрудник вернулся из командировки — бухгалтерии нужно подтвердить расходы на проживание. Если он жил не в гостинице, а в квартире посуточно, вопросов часто больше. Разберёмся, какие документы нужны.
Что подтверждает расходы на проживание
Чтобы компания приняла расходы и возместила их сотруднику, нужны документы, которые подтверждают факт проживания и оплаты:
- договор найма или оказания услуг по проживанию — с адресом, датами и стоимостью;
- кассовый чек — подтверждает оплату;
- акт — подтверждает, что услуга оказана.
Если проживание оплачивает сама компания по счёту, к пакету добавляется счёт и платёжное поручение.
Квартира или гостиница — есть ли разница
Для бухгалтерии важны не вид жилья, а правильно оформленные документы от арендодателя — ИП или организации. Квартира посуточно от компании, которая выдаёт договор, чек и акт, подтверждается так же, как гостиница.
Если документов нет
Без документов расходы на проживание компания может возместить сотруднику только в пределах лимита, установленного законом для необлагаемых сумм, и это неудобно всем. Поэтому лучше сразу выбирать жильё с полным пакетом документов.
Как получить документы в «Атмосфере»
- Договор — до заселения или в день заезда.
- Кассовый чек — при оплате.
- Акт — после выезда.
- Сканы — в день выезда, оригиналы — почтой или курьером.
Частые ошибки
- В документах не совпадают даты проживания с датами командировки.
- Нет реквизитов арендодателя.
- Оплата переводом на карту частного лица без чека.
Подробнее об условиях для компаний — на странице проживания для командировочных.
Проживание сотрудников с документами
Договор, чек и акт, оплата по счёту, заселение за 15 минут. Пришлём КП и образец договора.